Multitasking im Job: Warum es Ihre Karrierechancen untergräbt

Wer im Büro stets auf Empfang ist, jede Zusatzaufgabe übernimmt und sich damit brüstet, „alles gleichzeitig“ zu erledigen, wirkt zunächst hochmotiviert. Genau dieses Muster sorgt jedoch häufig dafür, dass Vorhaben ausbremsen, die Fehlerrate steigt und Karriereschritte an einem vorbeigehen. Was wie eine Stärke aussieht, entpuppt sich langfristig oft als Gewohnheit, die Leistungsvermögen, Gesundheit und Aufstiegschancen unter Druck setzt.

Multitasking – warum es im Job zum Bumerang wird

In Vorstellungsgesprächen wird „multitaskingfähig“ auffallend oft als angebliche Stärke genannt. Viele gehen davon aus, dass paralleles Jonglieren mehrerer Aufgaben besondere Belastbarkeit beweist. Entsprechend sagen sie im Alltag schnell „Ja“, sammeln To-dos an und wechseln im Minutentakt zwischen Themen.

Am Anfang fühlt sich das sogar wie ein Plus an: Der Terminkalender ist dicht, das Postfach läuft heiss, und nach aussen entsteht der Eindruck, man sei kaum ersetzbar. Der Haken: Dauerhafte Aktivität bedeutet nicht automatisch Produktivität. Häufig steckt dahinter vielmehr ein riskanter Verlust an Fokus. Untersuchungen zeigen, dass das ständige Umschalten zwischen Aufgaben über Zeit mehr kostet, als es bringt.

Multitasking fühlt sich produktiv an – in Wirklichkeit verteilt es die eigene Aufmerksamkeit so stark, dass Qualität, Gedächtnisleistung und Motivation leiden.

Eine Studie aus dem Jahr 2016 kam zu dem Ergebnis, dass dauerhaftes Arbeiten mit parallelen Tätigkeiten mit Veränderungen in Hirnarealen einhergehen kann, die für kognitive Kontrolle, Motivation und Emotionsregulation relevant sind. Weitere Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass dieses Verhalten mit schwächerer Arbeits- und Langzeitgedächtnisleistung verbunden ist und Ablenkungen leichter durchdringen.

Dazu kommt: Der vermeintliche Zeitvorteil ist trügerisch. Aus psychologischer Sicht handelt es sich selten um echte Mehrfacharbeit, sondern um sehr schnellen Aufgabenwechsel. Jeder Wechsel frisst mentale Energie und kurze Orientierungszeit - und über den Tag addiert sich das zu spürbaren Produktivitätseinbussen sowie zu steigender Anspannung.

Wie Multitasking Ihre Karrierechancen untergräbt

Die Folgen beschränken sich nicht auf Konzentration und Wohlbefinden. Wer permanent zu viel gleichzeitig anstösst, beschädigt auch sein berufliches Profil. Entscheiderinnen und Entscheider bewerten nicht, wie beschäftigt jemand wirkt, sondern ob Ergebnisse stimmen, Zusagen eingehalten werden und ob strategisches Denken erkennbar ist.

• Mehr Fehler, weniger Vertrauen: Wiederkehrende kleine Schnitzer, übersehene Details oder gerissene Deadlines lassen Zweifel entstehen, ob die Person schon für komplexere Verantwortung taugt.
• Oberflächliche Arbeit: Wenn E-Mails, Chats und Anrufe ständig dazwischenfunken, bleibt kaum Zeit, Inhalte wirklich zu durchdringen. Das bremst das fachliche Wachstum.
• Kein klares Profil: Wer überall mitarbeitet, aber selten Themen konsequent zu Ende denkt und trägt, wirkt leicht austauschbar - ein ungünstiges Signal mit Blick auf Beförderungen.
• Gestresster Auftritt: Dauerhektik, Nervosität und zerstreute Gespräche fallen auf. Für Führungsrollen werden häufig eher ruhige, fokussierte Persönlichkeiten bevorzugt.

So kann ein Verhalten, das eigentlich Einsatz demonstrieren soll, schnell als fehlende Priorisierung oder schwache Selbstorganisation interpretiert werden. Statt als „High Performer“ wahrgenommen zu werden, gilt man am Ende womöglich als sehr fleissig, aber schwer zu steuern.

Typische Anzeichen: So erkennen Sie Ihr Multitasking-Muster

Viele bemerken erst spät, wie sehr ihr Tag von Parallelhandlungen bestimmt ist. Ein ehrlicher Check des eigenen Alltags kann ernüchternd ausfallen. Typische Signale sind:

• Sie starten zwei oder mehr Projekte parallel, ohne dass eines davon sichtbar abgeschlossen wird.
• Auf dem Weg zur Arbeit läuft immer Radio oder Podcast, oft zusätzlich zum Scrollen am Handy.
• Sie führen Telefonate und tippen nebenher eine Notiz oder E-Mail.
• Der Fernseher läuft, während Sie am Laptop Nachrichten beantworten.
• In Meetings ertappen Sie sich dabei, durch soziale Netzwerke zu wischen.
• Sie hören jemandem zu und erstellen gleichzeitig eine To-do-Liste für später.

Jede Situation für sich scheint banal. In der Summe gewöhnt sich das Gehirn jedoch daran, permanent zu springen. Längere Konzentrationsphasen werden dadurch zunehmend mühsam - ausgerechnet bei den Aufgaben, die für Aufstieg und Gehaltssteigerungen entscheidend sind.

Warum „Nein“ sagen oft klüger ist als Dauer-Ja

Ein zentraler Treiber hinter Multitasking ist häufig die innere Haltung: Viele glauben, sie müssten jede Aufgabe übernehmen, um nicht als wenig engagiert zu gelten. Diese Sorge führt schnell zu Überlastung - und genau das drückt dann die Leistung.

Karriereexpertinnen und -experten empfehlen daher einen Perspektivwechsel. Nicht die Menge der angenommenen Aufgaben ist ausschlaggebend, sondern Prioritäten zu setzen und vorausschauend zu planen. Wer klar formuliert, was realistisch leistbar ist, wirkt nicht schwach, sondern professionell.

Ein bewusst gesetztes „Nein“ zu der zehnten Zusatzaufgabe kann im Karriereverlauf wertvoller sein als zehn halbherzig erledigte Projekte.

Gerade in Wissensarbeit, in Projekten oder in Führungsfunktionen entscheidet Tiefenarbeit: komplexe Sachverhalte wirklich verstehen, Strategien entwickeln, Risiken abwägen. Zwischen aufpoppenden Benachrichtigungen und fünf angefangenen Dokumenten gelingt das nur selten.

Strategien, um aus der Multitasking-Falle herauszukommen

Wenn das ständige Umschalten zur Gewohnheit geworden ist, lässt sich mit einfachen Massnahmen gegensteuern. Ziel ist, wieder mehr Monotasking - also konzentriertes Arbeiten an genau einer Sache - in den Alltag zu holen.

1. Zeitblöcke für konzentrierte Arbeit

Reservieren Sie feste Abschnitte, in denen Sie konsequent bei einer Aufgabe bleiben. Zum Beispiel:

• 25–50 Minuten an einem Projekt arbeiten, ohne E-Mails oder Chatfenster.
• Anschliessend 5–10 Minuten Pause oder kurze Organisation.
• Erst danach in den nächsten Themenblock wechseln.

Das ist nah an der bekannten „Pomodoro“-Technik und hilft dem Kopf, wieder länger auf einer Spur zu bleiben.

2. Benachrichtigungen radikal reduzieren

Smartphone und Laptop sind die grössten Multitasking-Verstärker. Deaktivieren Sie Signaltöne und Pop-ups, die nicht wirklich notwendig sind. Planen Sie feste Zeitfenster für E-Mails und Messenger ein, statt jede Nachricht sofort zu öffnen.

3. Klare Absprachen mit dem Team

Machen Sie Kolleginnen und Kollegen deutlich, wann Sie gut erreichbar sind - und wann Sie fokussiert arbeiten. Viele Reibungen entstehen, weil überall dauernde Sofortreaktion erwartet wird. Wer transparent ist, schützt seine Fokuszeiten und tritt gleichzeitig professionell auf.

4. Aufgaben priorisieren statt sammeln

Notieren Sie am Morgen oder am Vorabend die drei wichtigsten Aufgaben für den Tag. Diese bilden den Kern. Alles Weitere ordnen Sie danach ein. So verhindern Sie, dass Randthemen den Tag auffressen und Wesentliches liegen bleibt.

Was Multitasking mit Stress, Erholung und Privatleben macht

Die Auswirkungen von Multitasking im Job enden häufig nicht mit Feierabend. Wer den ganzen Tag von Reiz zu Reiz wechselt, ist abends zwar müde, aber innerlich weiterhin aufgedreht. Das Gehirn bleibt im „Scan-Modus“ und sucht nach neuen Impulsen - etwa über Social Media, Streaming oder Nachrichten.

Das untergräbt Erholung und kann langfristig Schlafprobleme, Gereiztheit und ein dauerhaft erhöhtes Stressniveau begünstigen. Gerade Menschen mit grossen Karriereplänen geraten hier leicht in eine Sackgasse: Sie sparen an der Regeneration und senken dadurch ihre Leistungsfähigkeit in den wirklich wichtigen Situationen - zum Beispiel bei Präsentationen, Kundenterminen oder entscheidenden Projekten.

Wann bewusstes Parallelhandeln trotzdem sinnvoll sein kann

Trotz der Risiken kann begrenztes Parallelhandeln in bestimmten Fällen sinnvoll sein. Routinen, die kaum Denkarbeit erfordern, lassen sich manchmal gut kombinieren - etwa Aufräumen während eines Telefonats, leichte körperliche Tätigkeiten mit einem Podcast oder das Sichten von E-Mails auf dem Laufband.

Situation	Geeignet für Parallelaktivität?
Komplexes Strategie-Meeting	Nein, volle Konzentration nötig
Daten kopieren oder warten auf einen Systemlauf	Begrenzt ja, um kurze Leerlaufzeiten zu füllen
Kreativkonzept oder Angebot ausarbeiten	Eher nein, Fokus fördert Qualität
Material sortieren, Unterlagen abheften	Ja, paralleles Hören von Audio-Inhalten möglich

Entscheidend ist die ehrliche Frage: Verlangt die Hauptaufgabe gerade hohe geistige Leistung? Wenn ja, verdient sie ungeteilte Aufmerksamkeit - denn genau dort werden die Karrierepunkte gesammelt, nicht beim hektischen Jonglieren von Kleinigkeiten.

Wer begreift, wie stark das eigene Arbeitsverhalten Hirnleistung, Aussenwirkung und langfristige Laufbahn beeinflusst, kann gezielt gegensteuern. Es geht nicht um ein steriles, perfekt durchgetaktetes Arbeitsleben, sondern um einen Alltag, in dem Konzentration, klare Prioritäten und echte Pausen wieder mehr Platz haben - damit Einsatz, Talent und Ambition im entscheidenden Moment tatsächlich sichtbar werden.